Sparring auf Ihrer Lean Ausgabe?
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Jonny Mooi ist Leiter des Vertriebs bei der UMCG und leitet das Logistikzentrum Eemspoort, das die Logistik für die UMCG, das Martini-Krankenhaus Groningen und das Ommelander-Krankenhaus Groningen übernimmt. Jonny Mooi verfügt über jahrelange Erfahrung in der Arbeit mit Lean und setzt sich mit vollem Engagement dafür ein, die Organisation mit Lean zu verbessern.
"Lean ist nicht sehr sexy und immer harte Arbeit..."
Umehrlich zu sein, habe ich mich auch immer wieder gefragt, warum wir das überhaupt machen: Was bringt es am Ende, ist es das wert? Natürlich sehen wir, dass die Zufriedenheit unserer Kunden steigt und die Geschäftsergebnisse positiv sind. Aber den wirklichen Wert von Lean erkennt man erst, wenn das Unternehmen oder die Abteilung sich plötzlich in einer schwierigen Lage befindet.
Zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Berichts befinden wir uns 5/6 Wochen in der Corona-Krise. Für eine endgültige Bewertung ist es noch viel zu früh, aber es ist an der Zeit, einen Blick darauf zu werfen. Die Logistik ist normalerweise schon ein dynamisches Umfeld, aber jetzt ist das Wetter wirklich hart und die Robustheit unserer Organisation wird auf eine harte Probe gestellt. Wie froh bin ich jetzt, dass wir so viel Energie in unsere Lean Arbeitsweise gesteckt haben! Plötzlich erkenne ich den Wert all dieser Zeit und Mühe, der Ausbildungsstunden und auch der Frustration. Plötzlich sehe ich mit meinen eigenen Augen die Beweise für einige sehr vertraute Lean Aussagen.
Ich spreche nicht über das Engagement der Menschen. Das enorme Engagement und die Opfer, die unsere Kolleginnen und Kollegen im Gesundheitswesen bringen, sind meiner Meinung nach unabhängig von jeglicher Art von Betriebsführung. Unsere harte Arbeit als Logistiker kann nicht einmal im Schatten dessen stehen, was unsere Kollegen am Krankenbett, auf der Intensivstation, in der Ambulanz usw. leisten. Was sie jetzt durchmachen und erreichen, ist unglaublich.
Die Ressourcenlogistik gerät plötzlich unter starken Druck. Es treffen viele verschiedene Ressourcen ein, die alle dringend, überstürzt und sofort benötigt werden. Da sich plötzlich viele Leute mit Beschaffung, Alternativen, Material usw. beschäftigen (beim besten Willen), gilt bald das Sprichwort "WAS AUCH IMMER NÖTIG IST: ERLEDIGE DEN JOB!" und es entstehen Probleme in den Abläufen. Nun, Lean fordert "Denk nach, bevor du handelst"Das ist in der Hitze des Gefechts nicht ganz einfach. Aber nicht weniger notwendig.
Dies ist genau der Unterschied zwischen Chaos und Ordnung und steht natürlich im diametralen Gegensatz zu Lean. Es überrascht also nicht, wenn man hört "keine Leanfür jetzt". Aber gerade jetzt wird Lean gebraucht, jetzt hat man keine Zeit, sich zu erholen, jetzt muss man die Dinge gleich beim ersten Mal richtig machen. Aber das kommt vor. Oft, weil die Leute nicht wissen, wie Dinge normalerweise gemacht werden, aber ein weiterer Beweis dafür, dass Lean kontraintuitiv ist: Sie versuchen, Dinge wirklich gut und effizient zu machen. Es dauert eine Weile, bis die Leute begreifen, dass man nicht lästig sein will (was man aber ist), sondern es richtig machen will. Einen Bestand ins Haus zu bekommen ist eine Sache, ihn gleich richtig zu verarbeiten und zu erfassen verhindert, dass er aus den Augen verloren geht, verloren geht, nicht weiß, wo er ist (also Panik!) und an den falschen Stellen landet. Außerdem verhindert es kurzfristig eine Menge Reparaturen und längerfristig noch mehr. Wenn man es auf Anhieb richtig macht, kostet das keine zusätzliche Zeit, aber es passt nicht immer zu anderen.
"Kümmere dich um gute Prozesse und die Prozesse werden sich um dich kümmern".
Da wir so viel Zeit in die Abläufe investiert haben, geht dies fast reibungslos vonstatten. Das Sprichwort "Kümmere dich um gute Prozesse, und die Prozesse werden sich um dich kümmern" bewahrheitet sich. Unsere größte Herausforderung besteht darin, alle Besonderheiten in den bestehenden Prozessen beizubehalten und so weit wie möglich nach den bestehenden Praktiken zu arbeiten, die allen Kollegen bekannt sind.
Wo wir viel investiert haben, ist "1:3 und 3:1". Jeder Kollege bewältigt 3 Aufgaben, für jede Aufgabe werden mindestens 3 Kollegen eingearbeitet. Dadurch war es nun möglich, in 2 Schichten zu arbeiten, da wir eine gut ausgebildete und geschulte Gruppe von Kollegen haben. Auf diese Weise können wir einen möglichen Ausfall der Lagerfunktion aufgrund einer Ansteckung unter unseren Kollegen leichter bewältigen und so Versorgungsprobleme in 3 Krankenhäusern verhindern. Sicheres Arbeiten für die Kollegen, Qualität und Kontinuität sind jetzt die wichtigsten Anliegen. Und die Kosten? Wichtig, aber im Moment nicht vorrangig....
Auf dem Boden: kein Stress, keine Probleme, die Eigenheiten werden gut erkannt und sauber in bestehende Kanäle geleitet. Aufgrund dieser Gelassenheit gibt es auch Kapazität und Raum, um in den Problemen, die akut auftauchen, mitzudenken.
Auch wenn 99 % aller Aufmerksamkeit jetzt auf die Krise gerichtet ist: Wir haben immer noch ein Krankenhaus, in dem es auch "Nicht-Korona-Patienten" gibt. Die Organisation läuft einfach weiter, auch wenn sie anders ist als sonst. Es gehen ständig Bestellungen ein, die Abteilungen benötigen ständig Dinge, der Abfall muss entsorgt werden, saubere Textilien müssen geliefert, Wäsche abgeholt, Mahlzeiten geliefert werden. Das "geht einfach weiter". Indem wir die spezifischen Aufgaben Personen zuweisen, die wir von den anderen Prozessen entbinden, vermeiden wir zu viele Störungen. Der Rest wird mit Zeit, menschlichem Einsatz und guter Beratung gelöst.
Unser Bestandsmanagement ist in Ordnung, aber diese Nachfrage und vor allem diese Stagnation in der Supply Chain hat niemand vorausgesehen. Wir haben also leider nicht so viel von allem auf Lager, wie wir jetzt brauchen, aber wir können sofort einen Überblick über Bestände, Benutzer, Lieferanten und Bestellungen geben. Und dieser Bedarf verlagert sich sehr schnell von Schutzausrüstungen über kritische Ressourcen bis hin zu Abteilungsbeständen, Kulturmaterialien und Beatmungsmaterial. Manchmal mehrmals am Tag verschiedene Anfragen. Diese werden schnell und präzise beantwortet, so dass sich die Fragesteller beruhigt zurücklehnen können (und auf Bedenken eingegangen werden kann).
Vorräte haben einen sehr wichtigen psychologischen Aspekt: Sie geben Sicherheit, wenn genug zu sehen ist, oder sorgen für Unruhe, wenn das Fach leer ist. Für unseren medizinischen Leiter war eine der größten Sorgen: "Haben wir die Materialien, um unsere Mitarbeiter zu schützen, damit sie sicher arbeiten können?" Eine Excel-Liste mit Zahlen sagt nicht viel aus. Wir brachten diese wichtigen Produkte von der LCE in einen Bereich der UMCG, wo sie sie sehen und anfassen konnte. Das sorgte für Ruhe, wenn es viel gab, und führte direkt zu Dringlichkeit, wenn es wenig gab. Go See" hat sich in diesem Sinne als wichtig erwiesen. Außerdem können wir schnell liefern, wenn es irgendwo einen Engpass gibt, und das gibt wiederum Sicherheit (und verhindert lokale Hortung). Das ist es, was der Kunde jetzt braucht: eine Zeit lang keine Sorgen zu haben.
Wir haben seit langem eine gute Beziehung zu unseren Spediteuren. DHL bietet seit der Eröffnung des LCE regelmäßige Transporte zu und von den Krankenhäusern an. Die CE-Kuriere führen seit Jahren Notfalltransporte für uns durch. Jetzt, bei den logistischen Herausforderungen, bieten sie uns jede Hilfe an, noch bevor wir eine Frage gestellt haben: Wie können wir Ihnen helfen, was brauchen Sie, lassen Sie es uns wissen. Und nicht nur diese Spediteure, sondern zum Beispiel auch das Lean Management Institute bieten dasselbe an. Auch unser Wäschereipartner muss alle Register ziehen, unsere Kollegen von der Abfallentsorgung, zahlreiche Lieferanten. Gute Partner sind entscheidend und das merkt man. Wir müssen an verschiedenen Tagen fahren, wir organisieren viele Transporte durch die Provinzen für Lieferungen. Nachttransporte nach Nijmegen, Amsterdam, Maastricht und Vianen mit Desinfektionsmitteln. Kein Problem, sagen Sie uns Bescheid, wir werden es für Sie arrangieren.
Das oben Gesagte ist nicht nur eine Beobachtung von mir selbst. Einer der Kollegen aus dem Beschaffungswesen ist damit beschäftigt, die nationale Beschaffung zu organisieren. Er sieht, was im ganzen Land geschieht und bestätigt meine Ansicht: Jonny, die Logistik hier ist dicht und schnell!
Danke, jetzt weiß ich, dass sich unsere Investitionen gelohnt haben.
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