Ist Ihnen aufgefallen, dass fortschrittliche und komplexe "Dinge" nur deshalb funktionieren, weil sie als Systeme funktionieren? Nehmen Sie den menschlichen Körper als Beispiel: Wir haben das Atmungssystem, das Herz-Kreislauf-System, das Immunsystem und so weiter.... Auf der Erde existieren verschiedene Ökosysteme nebeneinander, von Wäldern bis zu Wüsten, von Bergen bis zu Städten.... Und sogar die Milchstraße, die Galaxie, in der wir leben, umfasst unser Sonnensystem und viele andere. Wenn diese Systeme ausgewogen und effizient funktionieren, geht normalerweise alles gut. Wenn nicht, treten Probleme auf.

Wenn wir einen Vergleich mit der Realität eines Unternehmens ziehen, können wir viele Parallelen finden. Es gibt unzählige "Systeme" innerhalb einer Organisation. In diesem Artikel werden wir jedoch über das so genannte "Managementsystem" sprechen.

Zusammengefasst geht es darum, wie die Arbeit des Managements organisiert ist und wie sie in der Organisation täglich abläuft. Ein Managementsystem umfasst die Strukturierung aller Managementaktivitäten in dem, was wir als "Business Ecosystem" bezeichnen könnten: Kommunikation der Strategie und der Ziele der verschiedenen Bereiche, Zielsetzung, Managementroutinen, Problemlösung, Feedback, Leistungsbewertung usw. Kurz gesagt, alle managementbezogenen Prozesse, die mit den verschiedenen Ebenen der Organisation zusammenhängen, fallen unter das Managementsystem.

Wenn wir wieder die Analogie zu einem lebenden Organismus herstellen - was viele Denker getan haben - wäre das Verwaltungssystem das Skelett, das den Organen und lebenswichtigen Geweben Halt und Struktur gibt.

Eine erste, sehr wichtige Erkenntnis ist, dass es unmöglich ist, kein Managementsystem in Betrieb zu haben. Es ist immer vorhanden (wenn auch nicht immer so effizient, wie wir es gerne hätten): Wenn ein Unternehmen funktioniert, existiert zwangsläufig ein Managementsystem, auch wenn es vielleicht im Verborgenen liegt. Vielleicht ist dies die erste große Herausforderung: es zu erkennen.

Wenn wir unser Managementsystem nicht "sehen" können, werden wir nie in der Lage sein, die Lücken zu erkennen und es zu verbessern. Warum? Weil das Managementsystem, wenn es nicht sorgfältig und bewusst durchdacht, gestaltet und organisiert ist, nichts weiter als eine zufällige Ansammlung unzusammenhängender Einzelpraktiken ist, die viel Schaden anrichten.

Wir erleben dies jeden Tag in Unternehmen. Ein Beispiel ist, wenn wichtige Entscheidungen aufgrund schlechter Kommunikation und mangelnder Transparenz über die tatsächliche Leistung zu spät und reaktiv getroffen werden. Die Kombination aus Fehlinformationen, unzureichenden Informationen und Entscheidungen, die "im Eifer des Gefechts" getroffen werden und hauptsächlich durch die persönlichen Ansichten der Verantwortlichen motiviert sind, ist unglaublich gefährlich.

Ein weiteres Beispiel ist, wenn Probleme auf den falschen Hierarchieebenen, mit ungeeigneten Ressourcen und unzureichenden Mitarbeitern "gelöst" werden. Oder wenn das "Vakuum", das durch das Fehlen skalierbarer und gut gestalteter Kommunikationsprozesse entsteht, sofort durch den "Weinberg" gefüllt wird, die Gespräche beim Kaffee, die Klatsch und Tratsch in absolute Wahrheiten verwandeln.

In der Tat gibt es mehrere Störungen, die durch das Fehlen eines geeigneten Managementsystems verursacht werden. Sich dessen nicht bewusst zu sein, ist vielleicht die grundlegendste Ursache für viele der Probleme und Instabilitäten, mit denen Unternehmen und ihre Führungsteams konfrontiert sind - wie z. B. fehlender Informations- und Kommunikationsfluss, zu spät erkannte Probleme, Kunden, die betroffen sind und dann abwandern, und schlechte Ergebnisse, die nicht rückgängig gemacht werden können.

In einem Unternehmen mit einem schlecht konzipierten und ineffizienten Managementsystem fühlen sich die Mitarbeiter oft verloren. Es fällt ihnen schwer zu verstehen, was der eigentliche Zweck ihrer Aufgaben ist und wie sie bewertet werden. Bestenfalls arbeiten sie nach bürokratischen Vorgaben. Und Führungskräfte verbringen die meiste Zeit damit, Brände zu löschen oder Besprechungen mit anderen Managern zu planen, die ebenfalls überlastet sind.

Noch schlimmer ist das häufige Problem der "Personalisierung": wenn eine Führungskraft eine Abteilung oder sogar das gesamte Unternehmen übernimmt und dann das System nach ihrem eigenen Geschmack umgestaltet, indem sie neue Routinen, Indikatoren und Bewertungsformen einführt, ohne sich an wissenschaftliche oder technische Kriterien zu halten. Auf diese Weise kann er sogar die jahrelange Erfahrung und das Wissen der Führungskräfte, die diese Position zuvor innehatten, außer Kraft setzen.

Wenn dies geschieht, fängt das Management an, Lärm zu erzeugen, nutzlose Arbeit zu schaffen und unnötige oder widersprüchliche Informationen zu verbreiten, was an der Front für Verwirrung sorgt, obwohl es eigentlich wertschöpfende Prozesse unterstützen sollte. Dies führt in der Regel zu einer Versteifung des Unternehmens, manchmal sogar zu einer Lähmung. Dies wiederum ermutigt die Mitarbeiter, fragwürdige Daten zu sammeln und unproduktive Besprechungen abzuhalten, während die wertschöpfende Arbeit willkürlich abläuft und Probleme impulsiv und ineffizient gelöst werden.

Mit jeder neuen Veränderung entstehen mehr und mehr psychologische Unsicherheiten, Abnutzungserscheinungen, Rückschläge und Verluste: Sitzungsformate werden geändert, Berichte ausgetauscht, Indikatoren "recycelt" und Bewertungen neu erstellt, aber die Probleme bleiben bestehen und werden größer.

Dies ist ein komplexes Thema, das viel mehr Überlegungen erfordert. Mit diesem Schreiben soll das Thema nicht erschöpft werden, sondern es sollen einige Überlegungen angestellt werden. lean Im Folgenden führen wir auf, was aus unserer Sicht die grundlegenden Elemente eines effizienten Managementsystems sind.

lean Ein Managementsystem muss das gesamte Unternehmen einbeziehen, sowohl in der Makro- als auch in der Mikrodimension, auf verschiedenen Hierarchieebenen, in verschiedenen Funktionsbereichen und Prozessen, bis hinunter zum Einzelnen. Es sollte darauf abzielen, Probleme schonungslos anzuprangern, vorzugsweise dann, wenn sie gerade aufgetreten sind, und schlechte Prozesse zu unterbrechen, damit sie überdacht und verbessert werden, gegebenenfalls mit Unterstützung höherer Hierarchieebenen. Zu diesem Zweck sollte ein Managementsystem wissenschaftliches Denken fördern und erleichtern.

Es sollte auf Managementstandards beruhen, die dazu beitragen, die Prozesse und die Arbeit an der Front stabil zu halten und gleichzeitig Probleme aufzudecken, damit sie kontinuierlich verbessert werden können. Es sollte auf einem einfachen, didaktischen und leicht verständlichen visuellen Management beruhen, das kritische Indikatoren anleitet und den erwarteten gegenüber dem tatsächlichen Zustand aufzeigt, um die Transparenz über den Prozess und die Leistung zu fördern. Und es fördert aktiv den Respekt vor den Menschen und die psychologische Sicherheit, so dass jeder nach bestem Wissen und Gewissen und auf der Grundlage seiner Kompetenzen Probleme erkennen und seine tägliche Arbeit verbessern kann.

Gut durchdachte Managementsysteme optimieren die Zeit aller Mitarbeiter innerhalb der Organisation. Sie schaffen täglich Gelegenheiten zur horizontalen und vertikalen Abstimmung. Sie eröffnen Raum für konstruktive Interaktionen mit dem Team an der Gemba und fördern die Entwicklung der Mitarbeiter und die Weiterentwicklung der Prozesse. Sie gewährleisten die Kommunikation und den Fluss der richtigen Informationen zur richtigen Zeit an die richtigen Personen, so dass Probleme so schnell wie möglich gefunden und gelöst werden können.

lean Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein Managementsystem perspektivisch so gestaltet werden muss, dass sich das Unternehmen ständig weiterentwickeln und die Leistung neue Ebenen erreichen kann. Um dies zu erreichen, darf man sich nicht auf den "Manager vom Dienst" verlassen: Die Organisation der Managementarbeit muss sorgfältig durchdacht und strukturiert sein, damit der lebende Organismus, der das Unternehmen ist, ein gesundes, langes und erfolgreiches Leben führen kann.

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