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Die Corona-Pandemie bringt die Gesundheitssysteme auf der ganzen Welt an ihre Grenzen, und trotz des heldenhaften Einsatzes der medizinischen Fachkräfte reicht harte Arbeit oft nicht aus. Die Bilder aus den am stärksten betroffenen Gebieten berichten von überfüllten Notaufnahmen, von Krankenhäusern, die aufgrund der hohen Zahl von Patienten, die das Virus auf die Intensivstation schickt, kaum noch alle behandeln können, und von erschöpftem Personal, das oft ohne angemessene Schutzausrüstung arbeiten muss.
Als Global Lean Healthcare Initiative unterstützen wir Gesundheitsorganisationen auf der ganzen Welt bei der Anwendung von "Lean thinking and applying" zur Bewältigung dieser Krise. Indem wir unsere Überlegungen über vier Kontinente hinweg teilen, haben wir sieben wichtige Lean Anwendungen entwickelt. Jede von ihnen enthält eine Reihe von umsetzbaren Tipps, die einem Gesundheitsteam dabei helfen können, diesen Notfall effektiver zu bewältigen.
1. Gestalten Sie den Patientenfluss
2. Visuelles Management
3. Standardarbeit zur Gewährleistung von Sicherheit, Qualität und Effizienz
4. Sich zu kurzen, strukturierten Kommunikationszyklen verpflichten
5. Rascher Kompetenzaufbau mit einem Personalentwicklungsplan
6. Überprüfung der Prioritäten zur Sicherstellung der Kapazität
7. Personalkapazität und Schutzniveau
In einem Krankenhaus in Córdoba haben wir das kardiologische Rehabilitationszentrum in einen speziellen Covid-19-Raum umgewandelt, um den Strom der Coronavirus-Patienten von dem der normalen Patienten zu trennen. In diesem Raum (der sich in einem separaten Gebäude befindet) haben wir den Fluss von Patienten, Ärzten, Krankenschwestern, Technikern, Materialien und Informationen kartiert und mehrere Verbesserungen vorgenommen, um die Exposition zu verringern und die Anzahl der PSA pro Patient zu reduzieren. Wir wissen, dass wir, wenn die Zahl der Infektionen steigt und schwere oder kritische Fälle auftreten, Covid-19-Patienten ins Krankenhaus bringen müssen. Zu diesem Zeitpunkt werden wir in drei verschiedenen Phasen ganze Bereiche abtrennen und isolieren, um jedes Risiko einer weiteren Ausbreitung der Infektion zu verhindern.
Diese einfache Grafik zeigt das Verfahren für Covid-19-Patienten in einem Krankenhaus in Katalonien.
Ein Gesundheitszentrum in Massachusetts hat seine Arbeitsabläufe an mehreren Standorten neu organisiert, um das Infektionsrisiko für Personal und Patienten zu verringern.
Das Team des australischen Krankenhauses hat seine "Kommandozentrale" und die umliegenden Flure mit Whiteboards ausgestattet, um die Planung transparenter zu machen. Jetzt können sie sofort sehen, was vor sich geht und was das Team tut, was sich positiv auf die Konnektivität und die Abhängigkeiten ausgewirkt hat. Sie kombinieren dies mit regelmäßigen täglichen Dashboards, auf denen sie die wichtigsten KPIs, den Fortschritt gegenüber dem visuellen Gantt-Diagramm, kritische laufende Arbeiten und die Beseitigung von Hindernissen überprüfen. Sie machen sich ein Bild von der anstehenden Arbeit und teilen sich Hilfe zu. Die häufig gestellten Fragen der Mitarbeiter werden ebenfalls visualisiert, ebenso wie der Status der Lieferungen. Alle Patientenströme für COVID-19 sind kartiert und visualisiert. Sie nehmen in Echtzeit Änderungen an den Karten vor, während sie ihre Überlegungen darüber weiterentwickeln, wie diese Patienten die Prozessabläufe durchlaufen und wie sie am besten versorgt werden können. Andere Teams kommen regelmäßig, um zu sehen, was sie tun, um zu testen und ihre Ideen einzubringen. Die Verknüpfung der Silos von Frontline- und Führungsplanung wurde durch die Sichtbarmachung der Dinge sowohl effektiver als auch effizienter gestaltet.
In einem argentinischen Krankenhaus hängen Visualisierungen und leicht verständliche Anweisungen zum Anlegen der PSA während des Covid-19-Tests an den Wänden, aber auch in den Testkits, um sicherzustellen, dass die Biochemiker keinen einzigen Schritt verpassen.
Checkliste an jedem Krankenbett, um sicherzustellen, dass die Fachkräfte alle erforderlichen Informationen am Arbeitsplatz zur Verfügung haben.
Die leitenden Angestellten des australischen Krankenhauses sind täglich vor Ort, um dem Personal Respekt entgegenzubringen und direkt mit ihm zu kommunizieren.
Diese farbigen Etiketten, die in einem Krankenhaus in Barcelona verwendet werden, zeigen die verschiedenen Bereiche an, in denen medizinisches Personal eingesetzt wird. Wenn ein Arzt oder eine Krankenschwester positiv auf Covid-19 getestet wird und zur Selbstisolierung nach Hause gehen muss, legt er/sie seinen/ihren Anhänger in diese Plastikmappe. Dadurch erfährt das Team sofort, wer ersetzt werden muss. (Bis zum 30. März haben sich in Spanien mehr als 12.000 Beschäftigte im Gesundheitswesen mit dem Coronavirus infiziert).
Eine Organisation des Gesundheitswesens in Massachusetts teilte ihre leitenden Angestellten und Manager in zwei parallele Teams ein, die sich auf zwei getrennte Bereiche der Organisation konzentrierten, um die Wahrscheinlichkeit einer gegenseitigen Beeinflussung innerhalb des größeren Managementteams zu verringern und die menschlichen Kapazitäten zu erhalten. Dieses Modell wurde bald mit segmentierten Gesundheitsteams nachgeahmt.
Der Krisenausschuss des Krankenhauses von Córdoba hat eine Reihe von Covid-19-Leitlinien entwickelt, die jederzeit über einen URL-Code, der in der gesamten Einrichtung ausgehängt ist, oder über einen Link, den das Gesundheitspersonal auf seinen Mobiltelefonen installiert hat, abgerufen werden können. Diese Leitlinien umfassen Definitionen, Protokolle, Flussdiagramme, Standardverfahren usw. Am wichtigsten ist, dass es sich um ein "dynamisches" Dokument handelt, das ständig aktualisiert wird, wenn neue Erkenntnisse/Informationen verfügbar werden und das Team aufgefordert wird, sich mit neuen Herausforderungen zu befassen (was in dieser Situation besonders wichtig ist, da es sich um eine neue Krankheit handelt, über die wir schnell lernen müssen).
In einem Krankenhaus in der Nähe von Sao Paulo ist die gesamte Ausrüstung, die für die Intubation von Covid-19-Patienten benötigt wird, in einem gebrauchsfertigen Standardset organisiert.
Einführung eines täglichen Managementsystems zur Strukturierung regelmäßiger, kurzer Besprechungen auf allen Führungsebenen, um die Mitarbeiter auf die spezifische Situation einer Schicht oder eines Tages vorzubereiten. Halten Sie diese täglichen Starts in jedem Arbeitsablauf fest. Der Tagesbeginn kann virtuell sein, wenn die Teams getrennt sind.
Erstellen Sie Visualisierungen (Schilder), um proaktiv und präventiv zu handeln, indem Sie wichtige Entscheidungen im Falle von Schwierigkeiten, die sich jeden Tag ändern, visuell vorwegnehmen.
Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, Probleme, Schwierigkeiten und Verbesserungsmöglichkeiten jederzeit mitzuteilen.
Ermöglichen Sie eine bessere Kommunikation, indem Sie immer im Team arbeiten.
Das in diesem Krankenhaus eingesetzte tägliche Managementsystem hat entscheidend dazu beigetragen, dass sich die Teams an der Front täglich über ihre Anliegen austauschen. Wir haben uns stärker auf die vorderste Front konzentriert, um mehr Struktur zu schaffen und jeden Tag Bedenken, Feedback und kritische Informationen zu sammeln. Die Gruppe der Abteilung ist nun in zwei Gruppen aufgeteilt: den "Safety Day Start" zu Beginn jeder Schicht (Dauer: 5 Minuten) und den "Day Start" der obersten Führungskräfte, um den Informationskreislauf zu schließen und auf die Bedenken der Teammitglieder einzugehen. Dies schafft eine Zeit, in der sich die Teams während der stressigen Arbeitstage erholen und zusammenfinden können. Der Start in den Tag hat sich als so wichtig für die Kommunikation und die gegenseitige Unterstützung erwiesen. Das Team musste den Tagesbeginn neu gestalten, um die Sicherheit des Personals zu gewährleisten und den sozialen Anforderungen der Abgeschiedenheit gerecht zu werden, indem es eine Kombination aus Technologie und visuellen Zeichen auf dem Boden einsetzte, um die sozialen Aspekte des Tagesbeginns zu erhalten.
Die Tafel in der "Kommandozentrale" eines katalanischen Krankenhauses, wobei die verschiedenen Farben auf die verschiedenen Bereiche verweisen, die sich mit dem Covid-19-Notfall befassen. Das Panel wird täglich/wöchentlich entsprechend der Entwicklung der Situation aktualisiert.
Diese Symbole werden verwendet, um Covid-19-positive Patienten und solche, die auf Testergebnisse warten, visuell zu identifizieren. Das Sternchen bedeutet, dass die Familie des Patienten benachrichtigt wurde.
Chinesische Untersuchungen über das Virus wiesen auf Fieber und Husten als Hauptsymptome der Infektion hin, aber es gab mehrere Covid-19-Fälle in den USA und Argentinien, die andere Symptome zeigten (wie Kopfschmerzen, Müdigkeit, Durchfall und weniger Husten). Das Virus kann sich an verschiedenen Orten auf unterschiedliche Weise äußern, weshalb es wichtig ist, die Daten aufzuzeichnen. In einem Krankenhaus in Argentinien verwendet das Team iPads für jeden Patienten mit Verdacht auf Covid-19 (wir haben eine 24-stündige Verzögerung bei PCR-Ergebnissen), um die Symptome in jedem Untersuchungsraum aufzuzeichnen und sie dann in ein einfaches Dokument auf Google Drive hochzuladen. Diese Informationen (welche Symptome, wie lange es gedauert hat, bis sie auftraten usw.) werden in Echtzeit aktualisiert, und wir gehen davon aus, dass sie für uns von großem Nutzen sein werden, um schnell zu lernen.
Visualisierung, um die verschiedenen Teams in den einzelnen Phasen und den wichtigsten Vorgängen bei der Belüftung zu schulen, und wann diese durchgeführt werden müssen.
In Massachusetts wurde ein 160-Betten-Krankenhaus in ein spezielles Covid-19-Krankenhaus umgewandelt - das erste Krankenhaus in den USA, das die Patientenpopulation weiter segmentiert und eine weitere Ausbreitung in der Patienten- und Personalgemeinschaft innerhalb eines Krankenhauses verhindert. Auf diese Weise bleiben auch die Notaufnahmen und Krankenhäuser in der Stadt betriebsbereit und verfügen über die notwendigen Kapazitäten für andere akut erkrankte Patienten mit geringerem Infektionsrisiko. Sie führen Triage und Tests in einem mobilen Zelt draußen auf dem Parkplatz durch. Andere Länder wie Südkorea und das Vereinigte Königreich haben Drive-Through-Prüfzentren eingerichtet.
Ein Krankenhaus in Massachusetts hat sich mit einem ambulanten Gesundheitszentrum zusammengetan, das sich um die Betreuung der Patienten kümmert, die nicht aus dem Kovid stammen, und so für einen geordneten und klaren Patientenfluss sorgt.
Ein Krankenhaus in Córdoba, das hauptsächlich Herz-Kreislauf-Patienten (mehr als die Hälfte der Gesamtzahl) betreut, eine Kategorie mit hohem Komplikationsrisiko aufgrund von Covid-19-Infektionen, hat die monatliche/saisonale Nachfrage in der Notaufnahme für 2019 analysiert, um zu verstehen, was in den kommenden Wochen im Bereich der Notfälle (Schlaganfälle, Infarkte usw.) zu erwarten ist. Dies wird ihnen helfen, sich auf den Covid-19-Notfall vorzubereiten.
Zum ersten Mal seit 1977 arbeiten die Ärzte im Krankenhaus von Córdoba nicht länger als 12 Stunden und die Krankenschwestern nicht länger als 8 Stunden. Ab dem 28. März wurde das Personal unter 60 Jahren in drei Gruppen eingeteilt: Die ersten beiden Gruppen arbeiten fünf Tage lang (eine von 8 bis 20 Uhr, die zweite von 20 bis 8 Uhr); dann geht die Nachtschicht nach Hause und bleibt fünf Tage lang in Quarantäne (für den Fall, dass Covid-19-Symptome auftreten) und die dritte Gruppe kommt nach. Die Tagesgruppe geht in die Nachtgruppe über, und so weiter. Wir haben auch einen Plan für die Bewältigung des unterschiedlichen Bedarfs an Covid-19-Patienten und haben entschieden, wie die verschiedenen Bereiche (z. B. die Intensivstation) in drei Phasen für die Covid-19-Versorgung umgestellt werden sollen.
Eine Intensivkrankenschwester in Boston bemerkte, wie viel PSA sie und ihre Kolleginnen und Kollegen beim Betreten und Verlassen von Intensivzimmern verwenden mussten, um Infusionspumpen einzustellen oder zu bedienen. Sie schlug vor, erhielt die Genehmigung und testete das Verfahren, alle Infusionspumpen außerhalb der Räume, an der Tür, aufzustellen, um die Verwendung von PSA zu vermeiden und den Krankenschwestern diesen Teil ihrer Arbeit zu erleichtern. Natürlich würden die Krankenschwestern und Krankenpfleger nach wie vor die PSA anlegen und ihre Patienten und die Infusionsstelle kontrollieren, aber auf diese Weise können sie die Anzahl der Male, die sie einen Raum betreten oder verlassen (z. B. wenn die Pumpe piept), reduzieren.
Ein Krankenhaus unseres Netzes hat einen dreistufigen Plan ausgearbeitet, um sich auf die verschiedenen Phasen der Covid-19-Krise vorzubereiten.
Nachdem der erste Covid-19-Verdachtsfall, der am 23. März aufgenommen wurde, negativ war, stellte das Krankenhaus in Córdoba fest, dass (unnötigerweise) eine große Anzahl von PSA verwendet worden war, um den Patienten vom Pflegepersonal zu isolieren, und beschloss, das Verfahren zu überprüfen, um die Exposition des Personals und die Verwendung von PSA zu minimieren. Sie kartierten alle Berührungspunkte für diesen ersten Patienten während der 24 Stunden des Wartens auf die Ergebnisse und legten einige zusammen oder eliminierten sie - von 23 Berührungspunkten pro Patient alle 24 Stunden bis zu 7-9 Berührungspunkten bei zwei Patienten in den klinischen Räumen. Bei ihrem ersten bestätigten Covid-19-Fall, der am 29. März ins Krankenhaus eingeliefert wurde, hatte das Team 10 Berührungspunkte mit einer 57%igen Verringerung des PSA-Einsatzes über 24 Stunden an drei aufeinanderfolgenden Tagen. Für Intensivpatienten wurde ursprünglich mit etwa 60 Kontaktpunkten pro Patient und 24 Stunden gerechnet, jetzt sollen es etwa 20 Kontaktpunkte pro 24 Stunden für sieben Covid-19 Intensivpatienten sein. Dies wurde durch den Einsatz hochqualifizierter Fachkräfte in den betreffenden Bereichen und durch die Einführung eines Kanban-Ersatzsystems erreicht.
Die Lean Umgestaltungen, die wir erleichtern, dauern in der Regel Jahre, aber sie werden durch sofortiges Handeln erreicht, Tag für Tag, wenn sich die Umstände um uns herum ändern. In der Tat kann Lean Thinking sehr schnell große Ergebnisse erzielen - und das ist genau das, was Gesundheitsorganisationen auf der ganzen Welt jetzt brauchen.
Wir hoffen, dass dieser Artikel Fachleute im Gesundheitswesen auf der ganzen Welt erreicht, insbesondere diejenigen, die noch nie von Lean Thinking gehört haben, da sie sich auf einen Ansturm von Covid-19-Fällen vorbereiten. Denjenigen, die noch nicht mit Lean vertraut sind, möchten wir sagen: Einige dieser Vorschläge mögen sich von Ihrer normalen Arbeitsweise stark unterscheiden, aber wir bitten Sie, sie auszuprobieren. Es kann sogar ein wenig Zeit in Anspruch nehmen, sie umzusetzen (wir wissen, wie kostbar die Zeit im Moment ist), aber wir ermutigen Sie, dies als eine Investition in Ihre Fähigkeit zu sehen, die kommenden Herausforderungen von Covid-19 zu meistern. Wir verfügen über jahrzehntelange Erfahrung bei der Umgestaltung von Organisationen im Gesundheitswesen und glauben, dass diese Maßnahmen einen großen Beitrag zur Bekämpfung dieser Bedrohung leisten können.
Unser gemeinsames Ziel ist es jetzt, die "Kurve abzuflachen" - die Ausbreitung von Covid-19 zu verlangsamen, damit die Krankenhäuser gleichmäßiger ausgelastet sind, mehr Leben retten können und die Zeit haben, ihnen die benötigten zusätzlichen Materialien und Geräte zur Verfügung zu stellen. Aus Sicht von Lean handelt es sich eindeutig um ein globales Heijunka-Problem mit weitreichenden Auswirkungen auf unsere Gesundheitssysteme. Das PSA-Debakel, das sich in vielen unserer Länder abspielt, deutet darauf hin, dass diese Krise uns auch dazu zwingen wird, die Art und Weise zu überdenken, wie wir die Herstellung und die Logistik von wichtigen Ausrüstungen handhaben. Wir sind der Meinung, dass Lean Thinking viel zu dieser Debatte beitragen kann, während die Welt diesen Notfall bewältigt und dann beginnt, das Leben nach der Pandemie neu zu überdenken.
Wir wünschen Ihnen allen viel Kraft in dieser schweren Zeit!
Danke an mehrere Lean Coaches aus dem Lean Global Network.
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